たったこれだけ！良い印象を与えるメールの書き方

な、なんと！！！！

その人の印象が変わるくらいメールの文章は大事ですよ！

書き方次第でコミュニケーションも良くなりますし、信頼関係も築けます。

そうなんです。ですから今日はメールの書き方についてお伝えしていきます。

ただし、基本的なマナーということではなく、相手とのコミュニケーションや仕事のやりとりをスムーズにするためのちょっとしたコツのお話です。

良い印象を与えるメール文章のポイント

メールでのコミュニケーションは、電話や対面でのコミュニケーションよりも気を付けなければならないことがあります。

コミュニケーション手段についての違いは、後でこちらの記事を読んでみてくださいね。

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感情が伝わりにくいという点が一番大きな点です。

何も意識せずに文章を書くとぶっきらぼうだったり、なんか感じが悪いと受け取られて印象を悪くする場合があります。

ですから、メールの文章を書く時に気を付けたいことは以下の通りです。

ありがとうから書き始める

お伝えしたいことはそのまま、どんなメールでもありがとうから書き始めるということです。

• 「ご連絡ありがとうございます。」
• 「お見積りのご依頼ありがとうございます。」
• 「お問い合わせありがとうございます。」
• 「ご対応ありがとうございます。」
• 「先日はお時間いただきありがとうございました。」

お客様へのメールではこのどれかしら当てはまるものがあると思います。

ですから、時と場合に応じてどれかを選んで使いましょう。

そうです。このありがとうの１文があると、書いている人がどんな感情で書いているかが伝わります。

実際に見比べてみましょう。

たった１行、ありがとうから始まる言葉を入れるだけで印象がかわりますので、ぜひやってみてください。

クッション言葉（ビジネス枕詞）を使う

そうですね、まずはその説明からしましょう。

クッション言葉とは、依頼したり断ったりする時に、印象をソフトにするために使う言葉のこと
（ビジネス枕詞、単に枕詞とも言う）

おそらく、皆さん自然と使っている場合もあると思いますが、必要な時に意識して使える方が良いですね。

クッション言葉を使うと、相手に気持ちよく受け入れてもらいやすくなります。

例えば、こんな言葉のことです。

• お忙しいところ恐れ入りますが
• 大変恐縮ですが
• 残念ながら
• 誠に勝手ながら
• お手数ですが
• 差支えなければ
• 失礼ですが

次の項目、語尾を意識すると合わせて例文を紹介しますね。

語尾をソフトにする

これは、お願いやお断りする際の語尾のことです。「お願いします」よりも「お願いできますか」の方がソフトに伝わりますよね。

そんな少しの違いでも全体の文章、書いているあたなの印象が変わります。ですから、この語尾の言い回しをいくつか用意して適宜使えるようにしておくと良いです。

また、同じ語尾を２回重ねると違和感がでますので、バリエーションを持っておいて重ねないように使い分けできると良いですね。

• お願いします⇒お願いできますか、お願いいたしたく存じます、お願いできればと思っております、お願いしてもよろしいでしょうか
• してください⇒していただけますか、していただけますと幸いです、いただきたく存じます、いただけますようお願い申し上げます
• できません⇒いたしかねます。ご対応が難しいです。

ここでちょっと注意点です。

一般的には使われていても、間違った文法だと知っている人からすると気になってしまい、言葉を知らない人なんだなと思われる場合があります。間違った言葉は使わないにこしたことはないです。

では、クッション言葉を使って語尾をソフトにした場合にどうなるか例を見てみましょう！

クッション言葉を含む例文

クッション言葉・語尾ソフトありバージョン

クッション言葉・語尾ソフトなしバージョン

会社によってはメールの簡素化を進めていて、くだけたやりとりでも良い場合もあります。ただ、あまりやりとりを頻繁にする相手でなければそういった事情が分かりませんので、丁寧な表現にしておいた方が安心ですね。

良い印象のメール文を書けるようになるには

目指すべきは、いちいち考えなくてもスラスラとクッション言葉と柔らかい語尾表現を使えることですね。

その訓練方法をお伝えしましょう。

今日お話しした、「クッション言葉」と「柔らかい語尾表現」を意識して、他人からのメールを読むことです。

意識を変えれば今までスルーしていた言葉が目に入るようになります。そうしているうちに自分も自然とその言葉が使えるようになります。

ですから、表現に時間をかけて文章を書く必要はありません。簡単ですね。

会社のメールでもこういったソフトな表現が得意な人がきっといます。その人が使う言葉をマネすれば良いですし、会社でなくても、メルマガやお店からの連絡メールも参考になります。

一番参考になるのは、トラブル時の謝罪メールです。訓練された人がより誠意が伝わるような表現を使っているので、トラブル自体は嫌ですが、メールの文章から学ばせてもらいましょう。

まとめ

では今日のまとめです。

ありがとうから書き始めることはすぐにできますね。

そしてクッション言葉を使う、語尾をソフトにする、についてはまずはどんな言葉や表現があるかを知ること、そしてそれらを意識して他人からのメールを読むこと、これをしていると使えるようになります。

クッション言葉と語尾の表現はさまざまありますが、よく使われるものを挙げておきます。

クッション言葉（ビジネス枕言葉）一覧

ソフトな語尾表現へ言い換え一覧