マスミどうもどうも、中小企業診断士のマスミです
今回のテーマは「経営改善計画策定支援」（通称405事業）についての3回目、前回の続きです。
第2回目の記事はこちら
どんな風にこの計画を作っているのか、専門家としての目線で書いているので、これから仕事をしてみたいと思っている中小企業診断士の方には参考になると思います。
また、支援を受けたいと思っている事業者さんにとっても、この計画を作る時に、専門家は何を考えていて何ができるのか、といったことが分かりますので、役に立つ内容かと思います。
- 経営改善計画策定の作成方法
- 経営改善計画策定支援まとめ方
ではさっそく、続き、いってみましょう！
資料のまとめ方のポイント
前回までのヒアリングで、過去10期を振返り、経営分析をして、内部環境、外部環境についても資料としてまとめられているかと思います。
そこで、それぞれの資料の作り方のポイントをお伝えします。
必ずこうしなければならない、というものではありませんが、こんなことを意識すると伝わりやすく、要点が伝わりやすいよ、というものなので参考にしてみてください。
- 会社の社長の名前で書いていることを意識する
- 見れば分かる数字の説明は不要
- だから何がいいたいのか、1ページごとに記載する
- サマリーやまとめ文章を入れる
それぞれ詳しく説明していきます。
①会社の社長の名前で書いていることを意識する
「経営改善計画書」は社長の名前で作成しています。
実際は、外部の専門家（認定支援機関）が作成しているのですが、あくまで、社長が、「こうやって改善していきます」というものを分かりやすく整理して資料にするのが私たちの役割です。
ですから、外部の専門家の調査報告書にならないように気を付けます。
具体的には、言い方、表現の仕方です。
「●●すべきである」「●●が必要である」「●●と思われる」などの言い方は、社長が話すにはあまりに他人事です。
ですから、「●●していく」「●●であった」「●●を行う」などの会社の実態や、今後の方向性を伝える表現の方が望ましいです。
「経営改善計画書」の策定支援ではなく、事業再生支援の「事業調査報告書」を作成する場合は、外部専門家の名前で報告書を作るので、最初の言い方で問題ありません。
ちなみに、再生支援の場合は、その報告を元に社長の名前で「経営改善計画書」を別途作成するので、その時は同じ資料を使うにしても、書き方を変えるようにしています。
私は最初に事業再生の支援をやっていたので、経営改善計画書の時にも同じように外部専門家の書き方をしてしまっていましたが、先輩に指摘されて気付いて直すようにしました。
②見れば分かる数字の説明は不要
「特に財務分析でやりがちですが、売上高は●●円から○○円となった。」のように、見れば分かる数字の説明だけにならないように気を付けましょう。
これを記載していけないわけではありませんが、大事なのは「なぜそうなったのか」です。
数字の背景や根拠はデータでは分からないので、それも合わせて記載するようにします。
金融機関の方がその資料を見た時に、「この部分はどういうことだろう？」「これは何故？」と思うようなポイントを予め書いておくと、疑問が残らず理解されやすいです。
とはいえ、私も以前、活性化協議会で注意されたことがあります。
はかせ見れば分かることは書かなくていい。それは専門家の仕事ではない。
なぜそうなったのかが大事なのだから、それを分析して書きなさい。
マスミおっしゃる通りで、、
これは経営改善計画書ではなかったですが、本当におっしゃる通りだなと思いました。
それ以来、意識して直すようにしました。
③だから何がいいたいのか、1ページごとに記載する
これは資料の作り方の違いもありますが、それぞれのページで、何が言いたいかを記載する文言があった方がいいということです。
要は、分析だけのページではなく、「分析＋方向性、改善点」の文章を入れておく、ということです。
例えば、外注費の比率が毎年増加している、という事実があり、その原因は社内の効率が落ちているということであった場合、「今後は、社内業務の棚卸によって効率化を図り、外注費を抑えて粗利の改善を図る」というようなことも合わせて記載しておいた方が、よいということです。
方向性がない文章だと「外注費費率が毎年増加しているが、社内の作業効率が悪化していることが要因である。」という分析で終わってしまっています。若しくは、「外注費費率が上昇している」で終わってしまったり。
そうすると
ますみだから何なの？
とつっこまれます。
私に。
いや、私だけでなく先輩たちにもです。
（私の所属する診断士協会では、計画書を作成したら、他の診断士2名が内容をチェックする仕組みがあります。）
まあ、こうしないとダメ、ということではありませんが、この、「だから何なの」の部分が無いと、何のためにこの資料を入れたのかが曖昧になってしまいます。
そして、最後に課題と改善策にまとめますが、そこにつながっていないページになってしまったりするので、この視点をもっていると良いかと思います。
もちろん、これも、私も最初は方向性のない文章を書いていて、先輩に指摘されて直しました。
④サマリーやまとめ文章を入れる
これも②や③と関連しています。
このページで言いたい事を１，２文でまとめて記載しておくと、読む人がさっと読みやすいです。
また、計画書を作成した後、金融機関を集めて説明をすることになりますが、（バンクミーティングやサポート会議です）その時に資料全部を読む時間はなく、要点を絞って説明します。
その時に、ページごとに言いたいことが数行にまとまっていると話しやすいです。
ですから、それぞれページごとに、このページ全体でいいたいことはこれ、ということをまとめて記載しておくことをおすすめします。
これも、先輩にそうした方がいいよ、と教えていただいて、やるようにしたら、やっぱり説明の時にすごくやりやすかったです。
ということで、資料作成で私が気を付けていることをお伝えしました。
お分かりの通り、私も最初はできていなくて、先輩たちに教えていただいて直していきました。
本当にありがたいことですね。
現状の問題点と具体的施策
では、前回の続きに戻ります。
これまでの分析結果から、現状の問題点と具体的施策をまとめます。
現状の問題点（窮境要因）
まず現状の問題点ですが、「なぜこのような状況（資金繰りが厳しくなった）」のかをまとめます。窮境要因（きゅうきょうよういん）と言う場合もあります。
外部環境と内部環境に分けて書くと書きやすいです。
それぞれのページで問題点や課題をまとめているので、それをいったん集合させて整理するイメージです。
その時に、気を付けたいポイントがあります。
「レイヤー（階層）」です。
りん診断士の二次試験でよく出てくるあの「レイヤー」？
そう、診断士の2次試験をご存じない方のために補足しますと、診断士の2次試験は記述式で、与件文に出てくる事例企業の課題にどう応えるかというような回答をします。
その「組織・人事」の事例でよく、回答のレイヤー（階層）を意識することが必要だ、と言われるのです。
ただ、私はかなりの感覚派なので、そんなものは全く気にせず自由に思ったままの回答をしていたわけですが、、（それでも60点くらいで受かりました）
そんなレイヤー気にしない派の私ですが、ここでは結構意識します。
というのも、この「現状と問題点」は、まとめの項目なので、『だから結局何がよくなかったの？』を俯瞰して記載するページなのです。
ただ、これまでヒアリングをずっと続けてきて、細かい点をあれこれ見てきて色々問題点がでてくると、それを書きたくなってしまいます。
「管理職のモチベーションが低い」とか「ホームページが更新されていない」とか細かいことが浮かぶでしょう。でもも、そういうことを書くのではない、ということです。
そこで私がやっているのが、
マスミで、結局なんで資金繰りが悪くなったの？根本的な原因は何なの？
と、誰かに聞かれて答えることを想定して考えることです。
そうすると、「ホームページが更新されていなかったから」とは考えないですよね。
そもそもは、資金繰りを考えずに設備投資をし続けてしまったから、とか、収益管理をちゃんとやっていなくて、利益やCFをあまり意識できていなかったから、とか、会社の方針や管理面での課題が出てくるはずです。
ですので、まずそれを書くようにしています。
まとめ方は人それぞれですが、私の場合は、「経営・財務管理の課題」「組織・人事の課題」「営業面の課題」「商品・サービスの課題」などと分けて、その中でも根本的なものを記載しています。
大項目として「外部環境」「内部環境」、内部環境はその下に上記の区分、さらに「●●の不備」といった項目を状況に応じて加えて、レイヤーを分けています。
特にないものはもちろん書かなくても問題ないです。
具体的施策
問題点をまとめられたら、それに対応する具体策を記載していきます。
こちらも、大項目、中項目、具体策といった感じでレイヤーを分けます。
この時に、「ホームページを更新する」とか「管理職のモチベーションアップのために報奨金制度を作る」とか具体策を入れていけばいいと思います。
そして、これを「アクションプラン」としてそのまま使います。
とはいえ、きれいに階層が分けられない場合もあります。なるべく意識していますが、難しいですね。
売上計画
それを元に売上計画を立てていくわけですが、、、
長くなったので・・・
マスミ続きはまた後で！！
どんな風に売上計画を立てるか、コツがあるので次回お伝えします！
多分、次かその次の回で完結すると思います！長くなってすみません！
おわりに
今回、文章の書き方について、私ができていなかった点をいろいろとお伝えしたので、お分かりかと思いますが、最初はうまくできないことばかりです。
何度も経験して、そのたびに改善して、を繰り返しています。
まだまだ学ぶことも多いですが、今はこれから勉強したい人に教えることも増えてきました。
でもそれは、こうした、先輩方の指摘をいただき、改善の積み重ねで、できることが増えていった結果です。
ですから、この仕事に興味がある方は、コツコツやればきっとできるようになりますので、ぜひチャレンジしていただければと思います。
ではまた！
